4 правила, които да спазвате, за да пишете ясни и ефективни имейли за минимално време

Когато използвате имейл всеки ден за вашата работа, наложително е да го използвате ефективно.

Особено ако общувате по този начин с вашите колеги, партньори или клиенти.

В тази статия ще видим как да пишете имейли, които са едновременно ясни и ефективни, като същевременно отделяте минимум време.

Лесно като имейл !

В имейлите виждаме забавни птици

Вероятно вече сте забелязали, че формата на имейла, който получаваме, зависи до голяма степен от лицето, което го изпраща.

Някои харесват сбитост и пишете съобщения, достойни за телеграма, докато други ви изпращат истински павета без прекъсване на един ред, където отнема 1/4 час, за да ги прочетете (трудно преувеличени).

Когато получите подробен доклад от един от вашите колеги за модификацията на спиралната газова турбина, която дори 8-годишно дете може да разбере, вашият колега на 3-ия етаж ви боли в главата, опитвайки се да ви обясни как да изпратите имейл.

И понякога отказваме да прочетем писмо, защото е наистина болезнено и уморително.

Накратко, всеки върви по своя път. Всеки е възприел този инструмент и го използва по свой начин.

Ние обаче бихме спечелили много от време и в лекота разбиране, просто като следвате няколко основни правила че всеки имейл „трябва“ да съдържа обикновено.

Казвам „трябва“, защото не взема предвид бюлетини, които изпращат статии в блогове, обучение по имейл или съобщения, които изискват повече място, за да бъдат третирани правилно.

Ще се върна към това по-късно в тази статия.

Но грубо 80% от имейлите в обща употреба може да използва едно или повече от следните правила.

Кратки и ефективни имейли

Когато пишете имейл, не сте на терасата на кафене, пиейки питие с приятелите си, разказвайки си всякакви неща. Не.

Вие сте пред компютъра си (или вашия смартфон), изправени пред текст с доста елементарно оформление и който, в зависимост от обекта, не винаги е очарователен.

Така че може и да не преминете през 4 пътеки.

Когато щракнете върху изпрати, това е за добра причина, и само един.

Искаме да получим информация по даден въпрос, отговаряме на въпрос или задаваме такъв, благодарим, каним, обясняваме ... Но ние не разказваме своята житейска история.

Тук всеки ред трябва да бъде полезен.

Знаете ли какво казват за шегите? По-късите често са най-добрите. Е, с имейлите е същото.

И така, как се пише кратък и точен имейл? Ето 4 правила, които трябва да следвате.

1. Изящна тема на имейл

Темата на имейла е като заглавие във вестник.

Тук е Първо нещо че лицето ще види, с името на подателя. Ето защо е важно да се лекувате и да го направите достатъчно ясно за да отвори имейла.

Ако изпратите имейл до потенциален клиент, интересно и интригуващо заглавие на публикацията предизвиква любопитството на читателя и ги подтиква да кликнат върху него.

Заглавия като:

Какво планирате за следващите 3 дни ?
Честно казано вярвате ли ?
Липсва само едно нещо ...
Спестете 2 часа на ден в 3 лесни стъпки

Кой разпитва, кой разкрива липса, която те кара да искаш знам повече.

В случай на редовна пратка, заглавие специфични и бетон позволява на всеки, който го получи, да разбере веднага какво представлява.

Вместо да поставяте темата "Имам проблем", предпочитайте "Моят принтер вече не печата цветни страници."

Между „Ново“ и „Изтеглете туристическия справочник на Квебек“ или „Ако мечтаете да посетите Квебек тази година ...“, кой от тези предмети ви дава не искам повече да щракнете ?

Други примери за заглавия на имейли или теми, които можете да изпратите като част от работата си:

Финализиране на файла ATE-30
Регистрация за маркетингов семинар за 2019 г.
Искане за достъп до интранет
Кандидатстване за длъжност инженер по качеството
Потвърждение на поръчката Време Действие
16:00 ч. Анулиране на срещата
Поддръжка на уеб сървър на 3 май
Новини и разработване на продукти

Както и да е, схващате идеята. Безпроблемно, директни теми на имейла.

2. Съобщение, ограничено до най-важното

Преди да напишете, задайте си следния въпрос:

Ако имах само едно изречение, за да напиша имейла си, какво бих казал ?

Намери основна причина за което пишете и го изразете по прост и ясен начин с няколко думи.

Някои са решили да ограничат имейлите си до 5 изречения за да спестите време, независимо от обекта или получателя.

Защо да не направите същото ?

И вие също свърши времето за да отговорите на имейлите си ?

Ако това е вашият случай, приканвам ви да го направите своя лична политика.

Това е добър пример за подражание при свикването с краткото писане. И също така работи с 3 изречения, или дори 2.

Ще бъде много повече ефективно пишете имейли по този начин.

По-бързо и по-лесно е за вас
Уважавате времето на тези, които ги получават
Вие стигате до точката и улеснявате те да разберат вашето съобщение
По-вероятно е да получите отговор и то по-бързо

3. Не твърде много въпроси едновременно

Колкото по-малко са въпросите във вашия имейл, толкова по-вероятно е да получите отговор. бърз.

Така че по-добре да се ограничите до 1 или 2.

Освен това би било по-добре да се обадите директно на човека или да му зададете вашите въпроси около маса.

4. Ясен призив за действие

Когато попитаме човек и очакваме конкретно действие, ние му казваме какво да прави.

Тук, когато се върнете при пекаря във вашия квартал, го питате какво искате: хрупкава багета, горещи кроасани, Париж-Брест.

Пекарят не е гадател. Той не си казва „хм, той, по мое мнение, той иска 4-части сладкиши и 2 недопечени легла“.

Често го забравяме толкова очевидно. За да действа, Имаме нужда отда се ръководи.

Представете си как обяснявате в имейла си, че принтерът не работи или че не можете да изтеглите поръчания продукт.

Ако се спрем на описанието на проблема, нещо липсва и получателят на съобщението може да не разбере ясно какво се очаква от него и да остави нещата да висят .

Това е като кола. Може да имаме ключа за запалването на сигурно място, ако не го завъртим, той няма да стартира.

Казвайки ясно какво очаквате от него:

„Как да отпечатам страница? ?
Направих ли грешка при изтегляне ?
Можете ли да ми помогнете да разреша този проблем? "

По-вероятно е да получите помощ.

Просто изречение може да улесни нещата. Помисли за това.

И ако имаме нужда от повече подробности ?

Някои имейли все още трябва да навлизат в подробности, за да се задълбочат.

И там можете да загубите a лудо време да развиете качествени отговори, ако не знаете малък съвет Ще ви разкажа за утре.

как да разделите на 2, 3 и повече времето, прекарано в писане на качествени подробни отговори,
кога да използваме този трик и различните начини да съберем всичко това.

Затова ви уреждам среща утре, за да знаете останалото ...